Software para IBM® Power Systems
AS/400, iSeries y System i

 



 

 

 

 

EZContent Manager

  • Gestión documental de archivos integral.

  • Creación y gestión de los procesos de trabajo y notificaciones.

  • Distribución vía fax, e-mail o copia impresa.

  • Control de versiones y de la vida de los documentos.

  • Búsqueda por contenido o por índices.

  • Captura, crea procesos de trabajo, distribuye, archiva, recupera, protege.

 
 

Descripción

 

EZContent Manager permite la gestión integral de documentos y archivos creados con diferentes aplicaciones desde un sólo punto de gestión. Contempla toda la vida de los documentos. Desde la captura y creación de documentos, crea procesos de distribución, archiva de forma indexada para su posterior recuperación mediante búsquedas por textos o metadatos, así como permite establecer políticas de retención de documentos y de seguridad y acceso a los mismos.

Contempla toda la vida de los documentos. Desde la captura y creación de documentos, crea procesos de distribución, archiva de forma indexada para su posterior recuperación mediante búsquedas por textos o metadatos, así como permite establecer políticas de retención de documentos y de seguridad y acceso a los mismos.

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Características

 

Generales

  • Automatización de los procesos que permite reducir costes.

  • Acceso inmediato a los documentos a través del navegador web.

  • Mejora los ciclos de procesamiento de los documentos por distintos departamentos y su distribución.

  • Gestiona separadamente múltiples empresas, divisiones o sistemas ERP desde un solo punto de control. (PDF)

  • Registro de eventos y operaciones por motivos de auditoría.

Captura y Creación de Documentos

  • Capture el contenido de documentos en papel (escaneo OCR, ICR).

  • Captura output de sus aplicaciones (financieras/ERP) directamente (Cold Capture) que luego puede fusionar con plantillas diseñadas con EZPrint para un mejor o nuevo diseño.

  • Capaz de gestionar ficheros estructurados y no estructurados en formato nativo (sonido, video, Excel, Word...).

  • Monitorizar carpetas de la red, subida directa y plug-in para MS Outlook.

  • Convierte documentos escaneados en PDF con índices.

  • Establece campos de indexación para su posterior búsqueda o recuperación.

  • Importar correo y adjuntos de cuentas externas.

Gestión Procesos de Trabajo (Workflow)

  • Crea procesos de trabajo con diseñador gráfico.

  • Especifique tiempos para notificaciones, redireccione tareas; introduzca firmas digitales, vea informes del estado de los procesos de trabajo y distribuya la información a sus destinatarios.

  • El procesamiento automatizado asegura el cumplimiento estandarizado de los procesos de trabajo: someter el documento, revisión, aprobación y distribución.

  • Dirigir los documentos al usuario o equipos para su revisión.

  • Permite la firma digital de los documentos.

  • Información gráfica del estado, proceso y plazos de la vida del documento.

Distribución de Documentos

  • Compartir documentos vía fax, e-mail, copia impresa.

  • Listas de usuarios a notificar ante la creación o cambio de un fichero.

  • Suscripción a archivos y carpetas de interés para ser notificado de cambios.

  • Distribuir a través de flujos de trabajo diseñados.

  • Acceso vía web a los archivos de gran tamaño.

  • Convierte a PDF.

Archivo Indexado

  • Indexación en cualquier formato estándar en un repositorio central.

  • Indexación de archivos procedentes de fuentes internas o externas.

  • Soporta Word, Excel, Power Point, RTF, TXT, HTML, TIFF, JPG, BMP, GIF, archivos de audio/video y documentos escaneados entre otros.

  • Permite el control de versiones y la reindexación.

  • Acceso inmediato y seguro a través de navegador web.

Búsqueda y Recuperación

  • Busca y recupera documentos para su visualización, modificación o distribución a través del navegador web.

  • Crear y guardar filtros de búsqueda habituales.

  • Búsqueda de contenidos por texto: MS Office, Text, HTML, PDF, WordPerfect, etc.

  • Búsqueda por Meta data: tipo de documento, clasificaciones, palabras clave, autores, fechas...

  • Búsqueda de otros usuarios en el sistema.

  • Con el módulo opcional "EZRetrieve" puede realizar búsquedas rápidas desde la aplicación en que se encuentra trabajando, con una combinación de teclas o botones integrados, contra el directorio de EZContent Manager o MS SharePoint. Se integra con Windows, Emulación IBM 5250, Sage X3, Sage MIP Non-Profint, MS Dynamics Great Plains. (Otras aplicaciones...)

  • Posibilidad de dar acceso y recuperación de documentos de manera programada desde otras aplicaciones, como un portal de clientes. Web Services API.

Política de retención de documentos

  • Establezca plazos de retención de los documentos y carpetas.

  • Decida que hacer con ellos al final de su vida útil.

  • Cumplimiento con normativa de obligado cumplimiento como Sarbanes-Oxley, HIPAA...

Seguridad

  • Establezca diferentes límites al acceso y o administración de la información, por usuario o grupos de usuarios.

  • Limite las funciones más avanzadas para el personal técnico autorizado.

  • Establezca controles de versión de los documentos.

  • Historial de acciones con los documentos.

  • Firma digital, encriptación SSL, autenticación de usuarios.

Integración con ERP/Financieros

  • Permite automatizar procesos manuales en los procesos de pago y documentos de aplicaciones como: Sage, Infinium, JD Edwards, MAPICS, MS Dynamics FP, QAD, SunGard Public Sector/HTE y otros.

Aspectos Técnicos

 

Requisitos Técnicos

  • Windows Server 2003, 2008, 2008 R2

  • Microsoft SQL Server 2005, 2008 SP3 o SQL Server R2 SP1

  • Transactional Hosting Server, Server File y MS SQL Server (pueden ser el mismo) Requisitos

Documentación

 

Folleto Informativo

Manual de Instrucciones

Videos

  • EZContent Manager - Rápida visión de sus principales características (Duración: 2 minutos)

Casos Prácticos

  • Idaho Virtual Academy - Una empresa del sector educativo con 63 alumnos y más de 2.500 estudiantes en el estado de Idaho, USA. Querían facilitar el acceso a las fichas de los estudiantes a los profesores dispersos por todo el estado. Sustituyeron los archivos en papel con un repositorio seguro y accesible desde la web evitando fotocopias, faxes y envíos por correo. (Web -Inglés)

  • ASF-Keystone - Empresa manufacturera industrial de piezas del sector ferroviario. Usuario actual en un IBM iSeries i/5 con un software SSA Global BPCS ERP de los productos EZPrint, EZDesigner y EZArchive/400.

    Necesitaban un proceso que les permitiera simplificar el procedimiento para localizar la información pertinente. Uno de sus requisitos era poder escanear el albarán de entrega y otros documentos relacionados con un pedido, almacenarlos y poder vincularlos directamente con la factura correspondiente, la cual ya gestionaban con EZArchive/400. Querían almacenar todo electrónicamente para facilitar un acceso rápido a cualquier usuario. (PDF - Inglés)

Más información

 

En la página web de Acom Solutions encontrará información adicional de EZContent Manager.

Si desea más información sobre el producto, tiene alguna pregunta sobre el mismo o quiere evaluarlo en su AS/400, póngase en contacto con nosotros.